Usar los cinco sentidos en eventos, no es tarea fácil, más aún un organizador de eventos que presta servicios para superar las expectativas del sueño del cliente. Estar precavidos y prevenidos para poder subsanar lo que no queremos que ocurra es muy importante. Los detalles
[IMG]Usar los cinco sentidos en eventos, no es tarea fácil, más aún un organizador de eventos que presta servicios para superar las expectativas del sueño del cliente. Estar precavidos y prevenidos para poder subsanar lo que no queremos que ocurra es muy importante. Manejar los conflictos cuando se presentan no solamente es “tener juego de cintura” o el mantener una buena relación entre los diferentes proveedores y el organizador; debemos prevenir todo lo que nos pudiese ocurrir el día del evento, aun así, que este se halle bien planificado y organizado desde su inicio. Pongamos en juego nuestros sentidos para eso…..
La vista: Todo “entre por los ojos”, la primera mirada es la primordial… Cuando entramos a un auditorio, en el cual se realizará un congreso, observamos que la ubicación de las banderas, el orden, las plantas ornamentales, la proyección fija, el tipo de butacas, el marco formal nos da una idea de lo que más tarde sucederá. En un desfile de modas, los colores, la pasarela, los carteles de los sponsors o anunciantes, nos predispone a otro tipo de situación. El salón para una reunión social, con sus gigantografías, flores, hamacas forradas en gasa, faroles antiguos o candelabros nos invita a imaginar una divertida fiesta. Pero, debemos ser cuidadosos, pues muchas veces los colores muy fuertes o llamativos, los elementos superpuestos que vemos, aunque, de forma inconsciente, agreden nuestra vista por su desarmonía, nos molestan y perturban. Esto, es común verlo en ferias y exposiciones, donde la libertad de expresión para cada expositor, caso no esté normatizado con anterioridad, termina finalizando en una torre de Babel, de la cual donde nadie sale beneficiado. Es, muy difícil, unificar el gusto de cada uno, pero, nuestra imaginación lo hará. Los sentidos nos sirven de puentes entre lo incomprensible y lo comprensible. Como lo prevenimos? Sólo, con la unificación de criterios y de varias reuniones realizadas entre los varios expositores y el organizador del evento. Planifiquemos, seamos creativos, tengamos imaginación y usemos el inconformismo personal, prevengamos lo que dice el proverbio “donde el gusto falta, nada valen el oro y la plata”.
El gusto: Este, quizás, sea el más íntimo de nuestros cinco sentidos, aunque ha sido, tradicionalmente, considerado como poco adecuado para analizarlo, pues se dice que es demasiado físico, demasiado particular y personal. Comer y beber, además de provocar placer físico, son acciones que atesoran un valor simbólico y estético en la vida de las personas, e inspiran, continuamente, a escritores y artistas. La diversificación de sabores expande los goces individuales, la magia de un buen vino cuando se bebe o se degusta un plato es una satisfacción a los sentidos. En que evento no somos recibidos con un servicio de catering? En casi todos, diría en desayunos de trabajo, en presentaciones de libros y productos, inauguraciones, seminarios, y solo, como excepciones, en las honras fúnebres o las ofrendas florales. Como organizadores, analicemos bien con que tipo de infraestructura contamos o nos ofrece la sede elegida; observemos su mobiliario, los accesos, las heladeras, la cocina o la vajilla. Debemos prever mesas y lugares, en cantidad necesaria, para que se sienten los invitados, por si tuviesen que estar de pie, pues el cansancio puede atentar con el mejor de los eventos. Coloquemos mesas de apoyo, para no crear incomodidad, y dejar las copas de champagne o vino, luego de ser utilizadas. Analicemos, con conciencia, que se puede servir, si todos podrán sentarse, si podemos atender a tantas personas y como podrán comer sin dañar a nadie. No perfumemos el salón con centros de mesa que posean velas aromáticas, pues enmascararán y no se podrá disfrutar del gusto de los platos servidos y disfrazará el sabor de los alimentos. Prevengamos los accidentes o conflictos ocasionales….. Cierta vez, en un evento de más de 1000 personas, realizado en un conocido campo de polo, el servicio de catering trabajaba, en una carpa anexa al salón. Los platos, para mantener su calor, eran colocados arriba del horno, pero….en un momento uno y otro plato fueron cayendo y, desconectaron la manguera de la garrafa, utilizada en la cocina; comenzó un inicio de incendio al que acudieron con los matafuegos y los bomberos presentes… El pollo deshuesado a la mostaza y las verduras al vapor quedaron incomibles. Del “backstage” nadie se enteró, pues varios “packs” extras traídos reemplazaron a los otros. Actualmente, se usan hornos eléctricos para los catering que salen fuera del ámbito de la cocina…
El oído: Que agradable es escuchar una melodía de Liszt, Schubert o Mozart con el volumen adecuado!!!! Pero, que desagradable y dañino y como nos afecta, de manera impensada, el volumen excesivo, los ruidos molestos, los acople y las estridencias…. La “música ambiental” o de fondo, muchas veces, se transforma en centro de atención y perjudica un evento. Recordemos, que no es lo mismo, un salón vacío que uno alfombrado, con cortinados pesados y lleno de gente donde la acústica cambiará radicalmente. El tono de voz de un orador puede movilizarnos, sensibilizarnos o… dormirnos, aburrirnos o darnos sopor. Contra eso no podemos luchar… En una reunión social donde hay un espectáculo musical, controlemos el volumen, pues, muchas veces es tal que no se puede conversar amigablemente y produce molestias y desagrados. Los Djs hacen su servicio, omitiendo los decibeles permitidos y colocando su música, para los fanáticos del reguetón, cumbieros, seguidores del rock nacional, locos por el house, el pop, el jazz, de una manera que demuestran no ser “solidarios” con los invitados. Un popurrí, sin excesos de estilos determinados, mueve a todos a la pista, por lo menos un ratito!. Podemos prevenir esto, si en las reuniones previas al evento se estudiase y confirmase con cada uno del grupo de trabajo, el limite de los decibeles que deben usar, ya sean de una potencia de 80, 90 o 110, luego, en el evento, respetarlos!! y de esa forma, no perjudicar a los presentes. En un congreso internacional, cuando hay intérpretes simultáneos, es adecuado intercalar un traductor femenino con otro masculino, para evitar la monotonía de las voces o la forma de hablar. El oído nos conduce a percibir los sonidos. Pero, hay una gran distancia entre oír y escuchar; escuchar es prestar atención a lo que se oye. Oír, oyen todos los que tienen el oído desarrollado. El sonido ayuda a crear un clima, marca el inicio o finalización de algo o induce al silencio… Pensemos en eso…. Podemos prevenir todo esto..
El olfato: De entre los cinco sentidos, el olfato es, indiscutidamente, el que mejor “da la idea de inmortalidad”, dijo Salvador Dalí. Es algo que nos llega, involuntariamente, pues a nadie se le ocurriría ir a un evento provisto de tapones en la nariz, lógico….. si no queremos mirar, cerramos los ojos o desviamos la mirada; si no queremos comer cerramos la boca, pero si no queremos oler… que hacemos?. El rechazo a olores desagradables es muy complicado y el organizador debe verificar, por ejemplo, que no llegue al invitado, público o participante, olores de frituras o de comidas preparadas, pues impregnarían el recinto y la ropa de las personas. Una ambientación debe delatar la personalidad del cliente, es como el “savoir faire” definido en las sábanas de un hotel determinado, usemos los mejores extractos. Si deseamos atraer al invitado, usemos la aromaterapia para armonizar y que resulte agradable, sin percudir al otro sentido, el gusto.
El tacto: nos permite percibir el frío, el calor, la suavidad, la aspereza. Si nos conformamos con estas simples posibilidades físicas, buscaremos solamente lo que nos resulte placentero sin prestar atención a las sutiles diferencias que ofrecen unos objetos respecto de otros. Que placer es tocar una copa de champagne o de vino blanco y sentir su temperatura; a la inversa, en un día frío, tocar con las dos manos una taza de chocolate o café caliente, nos reconforta el espíritu. La textura de los manteles, servilletas, la morbilidad del raso que cubre una silla o una cortina pesada de terciopelo, nos nueve a una sensación irresistible. En un hotel, no nos deleitamos con el savoir faire del ambiente y la calidez de las sábanas de algodón egipcio con 360, 500 o 600 hilos?. Lo mismo debe ocurrir en un evento, debemos hacer que éste sea inolvidable, poniendo nuestros sentidos en acción. Veamos con anterioridad, la mantelería que será usada por el catering, no confiemos solamente en sus palabras de los proveedores, no nos fiemos. Puede llegar un mantel manchado de vino o con el agujero hecho por un cigarrillo… pero al tacto se detectó; o fue mi vista que lo hizo?.
Prevenir es evitar problemas y es resolver los problemas que se presenten. Me asombré hace unos días, cuando una persona estaba perpleja al comunicarle que, un eficiente organizador de eventos debe estar presente junto a su equipo durante todo el evento, pues podría así, subsanar cualquier eventualidad que ocurriese y de esa forma trabajar eficientemente y de manera eficaz. Evidentemente, eso sería principalmente el papel de coordinador, pues si solo lo organizamos pero nos ausentamos el “día indicado”, que profesional responsable seríamos? Con que tino actuamos ese día, frente al cliente que nos contrató? Como dejamos librado al azar lo que se planificó, junto al cliente, durante tanto tiempo? Como solucionamos la electricidad que se cortó o el acceso al estacionamiento obstruido? Quien lo solucionaría si no estuviésemos allí?. Pensemos…. si no haces lo que te gusta, búscale el gusto a lo que haces
(*) Liliana L. Roldan de Braceras
Email : lilianalucia2002@yahoo.com.br
Idear Eventos
Comentarios